MENGHINDARI KEMATIAN DALAM RAPAT

10 Cara Menghindari Kematian Dalam Rapat

oleh Owen Lauren, Kepala MBA, Suksesi Redpoint dan Pelatihan Kepemimpinan

Dalam pekerjaan kita sebagai pembina/coaching dalam keluarga dan bisnis , kita selalu terkejut melihat betapa betapa pemimpin kurang produktif dalam menyelenggarakan rapat staf secara rutin yang diadakan di perusahaan mereka. Kami percaya bahwa hal tersebut berarti hilang kesempatan besar untuk membantu mereka mencapai tujuan yang lebih besar, menyelesaikan dan bahkan mencegah konflik yang tidak sehat, dan membina kerjasama yang baik.

Berikut adalah beberapa alasan yang lebih umum yang kita dengar ketika kita meminta klien kami tentang mengapa mereka tidak melakukan rapat staf secara reguler :

  • Rapat yang membosankan!
  • Kita terlalu sibuk memadamkan api konflik!
  • Tidak ada yang dicapai!
  • Tak seorang pun ingin datang!
  • Terakhir kali ada satu orang yang ingin bergegas keluar!
  • Mereka bekerja terlalu banyak!

Singkatnya, kita mendengar lebih banyak tentang pengalaman pertemuan yang buruk daripada yang baik.

Berikut adalah beberapa elemen yang membuat untuk pertemuan konstruktif yang orang benar-benar bisa menikmati . Yang paling penting, mereka membantu Anda membangun sebuah perusahaan yang lebih kuat, lebih produktif dan dijalankan secara profesional.

1. Merasakan Sebuah Tujuan (sense of purpose).

Apakah ada agenda dan itu sudah didistribusikan sebelumnya? Saran: ketika Anda membuat agenda Anda, tambahkan tiga kolom untuk setiap item: waktu, nama item agenda, dan yang paling penting, apa hasil yang diharapkan. Jika Anda tidak bisa memikirkan suatu hasil yang diharapkan untuk sesuatu yang ingin Anda sertakan, mungkin Anda perlu berpikir ulang apakah itu termasuk dalam agenda. Pastikan untuk meninggalkan waktu untuk diskusi dan isu-isu yang muncul selama pertemuan.

2. Berifat dua arah/Two-Way Flow.

Apakah anda mau rapat/mengumpulkan orang, atau apakah Anda hanya ingin meneruskan informasi? Jika diskusi hanya akan mengalir satu arah, itu bukan pertemuan! Lakukan cara lain Atau, saya pribadi lebih menyukai email, telepon, ….atau –  Anda memanggil rapat seluruh tim untuk mendisiplinkan beberapa orang tanpa menyebut siapa pun secara khusus? Jangan lakukan itu! Pihak yang bersalah  akan menganggap Anda sedang berbicara tentang orang lain dan yang tidak bersalah akan kesal karena waktu mereka anda buang percuma. Berbagi tanggapan Anda langsung dengan individu yang Anda butuhkan.

Singkatnya, gunakan pertemuan tim untuk debat dan pengambilan keputusan tentang isu-isu penting, bukan hanya mentransfer informasi atau mendisiplinkan individu.

3. Buatlah sebuah Drama yang baik. Bukan dengan membanting pintu,  keluar dari ruangan, berteriak , namun drama yang menghasilkan orang-orang yang penuh gairah memperdebatkan posisi mereka pada sebuah isu tertentu. Pertemuan Buruk kekurangan jenis konflik produktif macam ini. Patrick Lencioni, dalam bukunya, Lima Disfungsi Tim,  mencatat bahwa takut konflik sebagai salah satu disfungsi utama tim. Karena tanpa konflik yang sehat, orang takut untuk berbagi pendapat mereka. Ketika mereka tidak dapat berbagi pendapat mereka, mereka tidak dapat berkomitmen untuk suatu hasil dan mereka menghindari topik kontroversial. Hal ini, pada gilirannya, menyebabkan lingkungan dimana politik main belakang dan serangan pribadi berkembang. Ironisnya, tidak adanya konflik yang sehat mengarah ke jenis yang tidak sehat. Pertemuan baik memiliki diskusi yang hidup dan menciptakan lingkungan yang aman di mana orang dapat berbagi pandangan mereka.

4. Kepemimpinan yang baik.

Para pemimpin yang baik dengan model perilaku yang baik dan memiliki kemampuan manajemen konflik yang baik, yang seringkali dapat  membiarkan sebuah diskusi yang  “berantakan” tentang topik tidak nyaman dalam menjalankan program mereka (lihat point # 3 di atas). Rapat kepemimpinan yang baik juga mencakup pengaturan dan menegakkan aturan-aturan dasar untuk menciptakan dan memelihara lingkungan yang aman.

5. Keseimbangan.

Kami semua sudah dalam rapat yang berlarut-larut selamanya, dengan banyak diskusi yang begitu jauh dari topik asli yang tidak seorang pun ingat apa itu. Pada saat yang sama, kita semua tahu bahwa beberapa gagasan terbaik timbul dari diskusi dadakan. Caranya adalah dengan keseimbangan yang baik. Satu saran:  menetapkan satu orang untuk melayani sebagai “juru ketuk” yang  ditugasi  mengetuk di meja ketika mereka merasakan diskusi mulai tidak bagus. Mereka bisa membawa perhatian grup untuk menentukan: sebaiknya kita melanjutkan dengan topik, simpan untuk nanti atau drop sama sekali?

6. Waktu yang baik.

Apakah agenda Anda tidak terlalu penuh dan tidak terlalu ringan? Sangat menggoda untuk mencoba tumpukan ribuan tugas dan topik ke dalam waktu yang singkat. Atau, sebagai salah satu rekan saya mengatakan, “hindari mencoba untuk memasukkan 10 ton barang pada sebuah kantong kresek”. Anda berisiko membuang waktu dan kehilangan energi berharga.

7. Partisipasi.

Semua orang berpartisipasi dan berbicara, bukan hanya pemimpin. Jangan takut untuk langsung meminta pendapat dari peserta. Seperti dalam “John, bagaimana menurutmu?” Sebagai pemimpin, apakah Anda mendominasi? Apakah Anda selalu pertama untuk memberikan pendapat Anda? Ini adalah cara yang pasti untuk meredam diskusi. Tahan diri. Buat mereka memohon Anda untuk menyatakan pendapat Anda sebagai bos. Tunggu dan buatlah orang lain bertanya “Bagaimana menurutmu bos?”, itu cara membuat diskusi yang baik dan menyenangkan.

Juga, memberikan orang beberapa waktu untuk merespon. Seperti yang kita memberitahukan klien: “Biarkan keheningan yang melakukan angkat berat.” Anda tidak sedang hosting acara radio. Anda tidak perlu mengisi setiap menit dengan mutiara kebijaksanaan.It’s ok untuk membuat udara mati. Kadang-kadang orang perlu waktu untuk membentuk pikiran mereka sebelum mereka berkomitmen untuk berbicara.

8. Akuntabilitas.

Banyak orang benci pertemuan karena tidak ada yang diselesaikan atau ditindaklanjuti. Apakah item tindakan Anda dilacak dan dibawa ke depan untuk pertemuan berikutnya?Apakah item tindakan jelas dinyatakan? Apakah Anda membuat tujuan SMART? (Spesifik, dapat diukur, Akuntabel, dengan Timeline?) Tugaskan seseorang untuk merekam  bukannya sekedar ntulen/menit pertemuan, tetapi halhal yang merupakan tindakan SMART. Kemudian mulai pertemuan berikutnya Anda dengan review daftar item tindakan untuk laporan status. Anda akan terkejut melihat bagaimana orang bisa produktif ketika mereka tahu mereka akan bertanggung jawab di depan teman-temannya. Jika mereka belum membuat kemajuan, menggunakan waktu ini untuk mencari tahu mengapa dan membantu mereka menghilangkan hambatan.

9. Keteraturan.

Misalnya, rapat staf mingguan .Dapatkan dijadwalkan untuk waktu yang teratur dan hari dalam seminggu. Jika Anda tidak akan berada di kantor hari itu, tetapkan seorang pemimpin cadangan. Atau, memiliki rapat pemimpin bergantian  (cara baik itu baik untuk pengembangan staf.) Jika akhirnya hanya mengambil 5 menit untuk menyelesaikan agenda, bagus!bubarkan segera raat. Tim  akan mencintai Anda untuk itu.

10. Perbaikan Berkesinambungan.

Lakukan “Plus / Delta” pada akhir pertemuan. Tanyakan peserta apa yang bekerja (Plus), dan apa yang bisa dilakukan lebih baik (Delta).

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s